Weboberfläche der STARFACEMenüpunkt "Admin"Menüpunkt "Cloud Services"

In diesem Reiter wird der Zugriff auf die Cloud Services (z.B. die KI Features) konfiguriert. Um den Zugriff auf die Cloud Services zu konfigurieren, sind die folgenden technischen Vorrausetzungen zu beachten:

  • Der Zugriff auf die Cloud Services steht ausschließlich auf einer STARFACE Cloud zur Verfügung.
  • Es muss mindestens die STARFACE Version 10.0.0.19 oder höher installiert sein.
  • Es muss ein Service Vertrag mit hinterlegter IBAN mit der Firma Starface abgeschlossen sein bzw. während des Einrichtungsprozesses abgeschlossen werden.

Der Zugriff auf die Cloud Services ermöglicht es verschiedene Features der STARFACE zu nutzen die KI Unterstützung anbieten.

Hinweis: Die aufgeführten Cloud Services können weitere technische Voraussetzungen zur Nutzung haben. Diese Voraussetzungen sind bei dem jeweiligen Cloud Service aufgeführt.

Aktuell gibt es die folgenden technischen Einschränkungen bei der Nutzung der Cloud Services:

  • Alle Benutzer auf der STARFACE, egal ob mit oder ohne Administrationsrechte, müssen nach der Aktivierung der Cloud Services ein neues Passwort vergeben.
  • Benutzer mit Administrationsrechten können beim Login auf die STARFACE auswählen, ob sie die lokalen Zugangsdaten auf der STARFACE oder die Zugangsdaten in den Cloud Services nutzen wollen.
  • Wird das Passwort eines Benutzers auf der STARFACE geändert, wird das neue Passwort nicht in die Cloud Services synchronisiert, sondern nur auf der STARFACE geändert.
  • Es kann kein externer IdP angebunden werden, wenn die Cloud Services aktiv sind (siehe Externen IdP für Benutzer oder Administratoren auf der STARFACE konfigurieren).
  • Es wird nicht empfohlen die Cloud Services und das Active Directory (siehe auch Active Directory auf der STARFACE konfigurieren) gleichzeitig zu benutzen, da ansonsten die Nutzerdaten wegen der Chatfunktionalität der STARFACE Desktop Apps und STARFACE Mobile Apps auch immer noch zusätzlich in der AD gepflegt werden müssen.

Übersicht des Inhalts

1. Allgemeine Beschreibung

Grundsätzlich gibt es zwei Ausgangssituationen für den Einrichtungsprozess. Der Prozess wird entweder von einem STARFACE Partner oder einem Kundenadministrator gestartet. Sowohl der STARFACE Partner, als auch der Kundenadminstrator müssen im Rahmen des Einrichtungsprozesses einen Cloud Services Account erstellen. Die Erstellung des Cloud Services Accounts muss nur einmalig durchgeführt werden.

Für diesen Cloud Services Account kann ein STARFACE Partner einen oder mehrere Kunden anlegen. Jedem Kunden können wiederrum eine oder mehrere STARFACE Clouds zugewiesen werden. Es kann individuell auf jeder STARFACE Cloud eines Kunden der Zugriff auf die Cloud Services eingerichtet werden durch den STARFACE Partner.

Ein Kundenadministrator kann während der Erstellung des Cloud Services Account ein Unternehmen anlegen. Auf der STARFACE Cloud dieses Unternehmens, kann der Kundenadministrator dann den Zugriff auf die Cloud Services konfigurieren.

In dieser Dokumentation wird beschrieben, welche Schritte von einem STARFACE Partner durchgeführt werden müssen um die Cloud Services, auf einer STARFACE Cloud freizuschalten. Es gibt auch eine Videoanleitung auf Youtube betreffend die Einrichtung der Cloud Services als Partner (Link zum Video). Zusätzlich gibt es auch ein Video betreffend die häufigsten Fehlerquellen bei der Einrichtung der Cloud Services (Link zum Video).

Hinweis: Der Prozess für den Zugriff auf Cloud Services für Kunden, die kein STARFACE Partner sind, wird in einer anderen Dokumentation beschrieben (siehe Cloud Services als Kundenadministrator konfigurieren). 

2. Start der Einrichtung der Cloud Services als Partner

In diesem Schritt muss nur die Schaltfläche "Ich bin STARFACE Partner" ausgewählt werden. Dadurch wird der Registrierungsprozess für die Cloud Services gestartet. Je nachdem ob bereits ein Cloud Services Account vorhanden ist oder nicht muss der Punkt "3.1 Cloud Services Account ist bereits vorhanden" oder "3.2 Cloud Services Account ist noch nicht vorhanden" beachtet werden.

Hinweis: Der Einrichtungsprozess sollte immer in einem Browserfenster durchgeführt werden und nicht auf verschiedene Browser verteilt werden. Zu dem sollte der Inkognito Modus nicht benutzt werden.

3.1 Cloud Services Account ist bereits vorhanden

Gibt es bereits einen Cloud Services Account, können die vorhandenen Zugangsdaten nach der Auswahl der Schaltfläche "Anmelden mit Cloud Services Account" eingetragen werden:

Im Cloud Services Account muss danach ein neuer Kunde erstellt werden.

Es müssen die folgenden Pflichtfelder ausgefüllt werden:

FeldnameBeschreibung
KundennameIn diesem Feld muss der Kundenname eingetragen werden. Im Regelfall wird es sich dabei um die Firmenbezeichnung des Kunden handeln.
KundendomainIn diesem Feld muss die reguläre Domain des Kunden eingetragen werden, von der aus z.B. auch die E-Mails des Kunden verschickt werden.
AnlagennameIn diesem Feld muss eine eindeutige Beschreibung der STARFACE hinterlegt werden, wie z.B. der Standortname.

Sollte der Kunde bereits angelegt worden sein und ihm nur eine weitere STARFACE Cloud zugeordnet werden, muss die Option "Bestehenden Kunden auswählen" ganz unten ausgewählt werden. Danach kann über das Drop-Down-Menü "Kunde" der passende Kunde ausgewählt werden.

Hinweis: Es sollte immer besonders darauf geachtet werden, welchem Kunden eine STARFACE Cloud zugeordnet wird.

In dem Feld "Anzeigename für die Anlage" muss eine eindeutige Beschreibung der STARFACE Cloud hinterlegt werden, wie z.B. der Standortname.

Nach der Registrierung der neuen STARFACE im Cloud Services Account kann das Fenster geschlossen werden und zur STARFACE zurückgekehrt werden.

3.2 Cloud Services Account ist noch nicht vorhanden

Gibt es noch keinen Cloud Services Account, muss der Link "Jetzt registrieren" ausgewählt werden. In dem Zugangsfenster, das sich danach öffnet, müssen die gleichen Zugangsdaten eingegeben werden, wie beim Zugriff auf das STARFACE Partnerportal:

Danach muss die folgende Schaltfläche ausgewählt werden:

Im nächsten Schritt muss das Unternehmen für den Cloud Services Account angelegt werden:

Für das Unternehmen müssen die folgenden Daten eingegeben werden:

FeldnameBeschreibung
Name ihres UnternehmensIn diesem Feld muss der Name des Unternehmens eingetragen werden (z.B. Systemhaus Grimmbart GmbH). Der Name des Unternehmens muss eindeutig sein und kann nur einmal verwendet werden.
Domain ihres UnternehmensIn diesem Feld muss die eindeutige und einzigartige Domain des Unternehmens eingetragen werden (z.B. pbx.grimmbart.de).

Danach muss der erste Administrationsbenutzer für das Unternehmen angelegt werden. Es müssen die folgenden Pflichtfelder ausgefüllt werden:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mailadresse
  • Passwort

Nach der Erstellung des Administratorenzugangs, wird eine Verifizierungsmail an die eingetragene E-Mailadresse gesendet. Der Prozess wird erst abgeschlossen, nachdem die E-Mailadresse verifiziert worden ist. Sollte es Probleme bei der Registrierung gegeben haben, kann über die gleichnamige Schaltfläche der Registrierungsprozess neu gestartet werden.

Nach der erfolgreichen Erstellung des Cloud Services Accounts kann auf der STARFACE Cloud die folgende Schaltfläche ausgewählt werden:

Nach der Anmeldung mit den Administratorendaten, die zuvor konfiguriert worden sind, muss im Cloud Services Account ein neuer Kunde erstellt werden:

Es müssen die folgenden Pflichtfelder ausgefüllt werden:

FeldnameBeschreibung
KundennameIn diesem Feld muss der Kundenname eingetragen werden. Im Regelfall wird dazu geraten, dass es sich dabei um die Firmenbezeichnung des Kunden handelt.
KundendomainIn diesem Feld muss die reguläre Domain des Kunden eingetragen werden, von der aus z.B. auch die E-Mails des Kunden verschickt werden.
AnlagennameIn diesem Feld muss eine eindeutige Beschreibung der STARFACE Cloud hinterlegt werden, wie z.B. der Standortname.

Nach der Registrierung der neuen STARFACE Cloud im Cloud Services Account kann das Fenster geschlossen werden und zur STARFACE Cloud zurückgekehrt werden.

4. Verbinden der Cloud Services

In diesem Schritt wird im Hintergrund automatisch die Verbindung zwischen der STARFACE Cloud und den Cloud Services hergestellt.

5. Synchronisation der Benutzer

In diesem Schritt werden die Benutzer der STARFACE Cloud in die Cloud Services synchronisiert, dadurch ist die Anmeldung an der STARFACE Cloud für Benutzer ohne Administrationsrechte nur noch mit den Zugangsdaten in den Cloud Services möglich.

Es muss sichergestellt sein, das für jeden Benutzer ein eindeutige E-Mailadresse hinterlegt ist, auf die der entsprechende Benutzer auch zugreifen kann. Im Rahmen des Prozesses müssen alle Benutzer ein neues Passwort vergeben. Über diese notwendige Änderung des Passworts und den passenden Link werden alle synchronisierten Benutzer per E-Mail informiert.

Alle späteren Änderungen an den Benutzerdaten auf der STARFACE Cloud (z.B. beim Vornamen oder der E-Mailadresse) werden direkt in die Cloud Services synchronisiert beim Speichern der geänderten Benutzerdaten.

Hinweis: Die einzige Ausnahme stellt das Passwort für einen Benutzer auf der STARFACE Cloud da. Wird das Passwort eines Benutzers zu einem späteren Zeitpunkt auf der STARFACE Cloud geändert, wird es nicht in die Cloud Services synchronisiert.

Es ist zu beachten das ein Benutzer mit seiner eindeutigen E-Mailadresse auf mehreren STARFACE Clouds angelegt werden kann und auch in die Cloud Services synchronisiert wird, solange die STARFACE Clouds alle zu einem Kunden gehören. Dadurch kann sich der Benutzer mit seinen Zugangsdaten auf mehreren STARFACE Clouds des gleichen Kunden anmelden.

Benutzer mit Administrationsrechten können sich beim Login auf die Weboberfläche der STARFACE Cloud via Drop-Down-Menü entscheiden, ob die auf der STARFACE Cloud hinterlegten Zugangsdaten nutzen wollen oder die Zugangsdaten aus den Cloud Services genutzt werden.

Benutzerkonten, die nicht erfolgreich synchronisiert werden konnten, werden nach dem Import in dieser Übersicht aufgeführt. Mögliche Ursachen für eine fehlerhafte Synchronisation können sein:

  • Eine fehlende Mailadresse beim Benutzer
  • Eine unvollständige Mailadresse beim Benutzer
  • Eine Mailadresse die auf der STARFACE doppelt vergeben worden ist 
  • Unvollständige Daten (z.B. Nachnamen zu kurz)
  • Die E-Mailadresse des Benutzers wurde schon einmal für einen anderen Benutzer in den Cloud Services verwendet
  • Es handelt sich um den Cloud System Benutzer
  • Light Benutzer werden generell nicht synchronisiert

Der gesamte Prozess der Synchronisierung der Benutzer kann über die Schaltfläche "Benutzer erneut importieren" wiederholt werden.

6. Abschluss der Konfiguration

Nach der Synchronisation der Benutzer ist es notwendig den aktuell eingeloggten Benutzer abzumelden und sich danach mit dem verwendetem Cloud Services Account (siehe Punkt 3.1 oder Punkt 3.2) auf der STARFACE Cloud anzumelden.