Avant que la fonction de conférence animée puisse être utilisée sur STARFACE, certains paramètres de base doivent être prévus.
Tout d’abord, il faut définir les numéros de téléphone internes et externes grâce auxquels les participants peuvent accéder à la conférence. Lors de la planification individuelle des conférences à travers la fenêtre de fonction correspondante dans le menu principal, un code PIN est automatiquement généré pour chaque participant invité. Ceci est nécessaire pour avoir accès à la conférence, tant que les participants ne sont pas admis à la conférence par téléphone.
Dans le champ de saisie « Adresse du serveur web », il faut saisir l’adresse IP interne, l’adresse IP externe ou le nom d’hôte du STARFACE. Les participants peuvent utiliser cette adresse web pour suivre la conférence dans leur navigateur web.
Le texte d’invitation existant est un modèle général qui est disponible dans différentes langues, et peut être adapté à vos propres souhaits et exigences. Différentes Variables de modèle sont disponibles pour la création automatique des textes d’invitation. Lors de l’envoi de l’e-mail d’invitation aux participants à la conférence, celles-ci sont remplacées de manière dynamique par des valeurs telles que le PIN de la conférence, le numéro de téléphone, l’heure, etc. Pour insérer une variable, il suffit de sélectionner la position désirée dans le texte, ainsi que l’entrée appropriée dans le menu déroulant.
- Les variables suivantes sont disponibles :
- Heure
- Date
- Pin de la conférence
- Nom de la conférence
- Nom du participant
- Numéro de téléphone externe
- Lien web de la conférence
- Numéro de téléphone interne
- STARFACE lance l’appel (Information, si STARFACE appelle le participant à la conférence)
Après la création d’une nouvelle conférence, les e-mails d’invitation à la conférence sont toujours envoyés aux participants. Un e-mail sera également envoyé :
- pour les changements ultérieurs des détails de la conférence (p. ex. un changement d’heure)
- en rappel 15 minutes avant le début de la conférence
- comme invitation à la prochaine date pour une conférence répétée (après la fin d’une conférence en cours)
Remarque : Si des modifications sont apportées à la gestion des conférences, par exemple l’attribution de nouveaux numéros de téléphone, les participants aux conférences déjà programmées ne sont pas notifiés par e-mail. Dans ces cas, la planification de la conférence doit être à nouveau ouverte et enregistrée avec un changement.