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  • Modul "Mail2Fax" konfigurieren
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Über dieses kostenpflichtige Modul kann der Faxversand von E-Mailanhängen aus einem E-Mail-Konto abgebildet werden.

Funktionsprinzip

Das Modul prüft in regelmäßigen Zeitabständen den Inhalt eines E-Mail-Kontos, dabei wird jede E-Mail in dem Postfach auf die folgenden 4 Kriterien geprüft:

KriteriumBeschreibung
StatusDer Status der E-Mail muss ungelesen bzw. ungeöffnet sein.
AbsenderDer Absender der E-Mail muss in der Modulkonfiguration dazu berechtigt sein das Modul zu nutzen.
AnhangEs wird geprüft ob sich eine PDF-Datei im Anhang der E-Mail befindet. Ist dies nicht der Fall, erhält der Absender eine E-Mail mit einem entsprechenden Hinweis
BetreffIn der Betreffzeile darf sich außschließlich die Zielrufnummer des Faxes befinden. Ist dies nicht der Fall, erhält der Absender eine E-Mail mit einem entsprechenden Hinweis

Sind alle 4 Kriterien erfüllt wird die angehängte PDF-Datei als Fax an die in der Betreffzeile eingetragene Rufnummer versendet. Es werden dabei die Faxinformationen übermittelt die bei dem jeweiligen Benutzer eingetragen sind (siehe auch "Konfiguration der Fax-Einstellungen als Administrator").

Vorrausetzungen

Die erworbene Modullizenz muss in die STARFACE eingespielt werden (siehe auch "Import von neuen Modulen"). Zu dem muss eine neue Modulkonfiguration erstellt werden (siehe auch "Neue Konfiguration für ein Modul erstellen").

Reiter "Allgemein"

In diesem Reiter ein Name für die Modulkonfiguration hinterlegt werden. Optional kann auch eine kurze Beschreibung hinterlegt werden kann.

Für jede Modulkonfiguration kann unter der Überschrift Log-Datei der Umfang der Protokollierung (Log-Level) unabhängig eingestellt werden. Das gespeicherte Log-Level entscheidet darüber, welche Einträge in die Log-Datei geschrieben werden. Ist z.B. in einem Modul definiert, dass bestimmte Ereignisse als INFO protokolliert werden, muss in der Modulkonfiguration das Level INFO oder höher eingestellt und gespeichert sein, damit die Ereignisse für diese Modulkonfiguration auch aufgezeichnet werden.

Der Umfang der unterschiedlichen Log-Levels ist aufsteigend kumulierend:

  • Die Stufe WARN protokolliert Warnungen sowie Einträge der Stufe ERROR.
  • INFO protokolliert ebenfalls Meldungen der Stufen ERROR und WARN usw..

Die Anzahl der gezeigten Zeilen bezieht sich auf die letzten Zeilen der Logdatei, die jedoch zur besseren Lesbarkeit chronologisch absteigend ausgegeben werden. Die Angabe bestimmt jedoch nicht die Anzahl der tatsächlich zu speichernden Einträge.

Das Herunterladen liefert immer alle aufgezeichneten Einträge einer Modulkonfiguration und erfolgt als ZIP-Archiv, welches bis zu drei Textdateien enthalten kann. Dies ist begründet durch die maximale Größe einer Log-Datei von 10 MB. Wird diese überschritten, wird in eine weitere Datei protokolliert. So können maximal bis zu drei Dateien à 10 MB entstehen, bevor die erste Datei überschrieben wird.

Hinweis: Im Gegensatz zu den Modulkonfigurationen, werden die Modul-Logfiles bei Backups nicht berücksichtigt und müssen selbstständig gesichert werden.

Reiter "Nutzungsbedingungen"

Die hier aufgeführten Informationen sollten sorgfältig gelesen und beachtet werden. Die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen via Checkbox ist erforderlich um die Modulkonfiguration nutzen zu können.

Reiter "E-Mail-Einstellungen"

In diesem Reiter werden die Zugangsdaten für das E-Mail-Konto konfiguriert, welches für das Abrufen der zu faxenden Anhänge verwendet werden soll. Wie oben erwähnt, empfiehlt es sich für diesen Zweck ein gesondertes E-Mail-Konto einzurichten.

Protokoll: In diesem Drop-Down-Menü wir das Mailprotokoll für den Zugriff auf das E-Mail-Konto ausgewählt. Abhängig von dieser Auswahl können einige der unten folgenden Konfigurationspunkte ohne Funktion sein oder sich anders verhalten.

Mailserver: In diesem Eingabefeld wird die Serveradresse des Mailservers angegeben, auf der sich das E-Mail-Konto befindet.

Abweichender Port: Standardmäßig werden folgende Ports verwendet:

BeschreibungPort
POP3110
POP3 über SSL995
IMAP143
IMAP über SSL993

Sollte ein davon abweichender Port verwendent werden, kann dieser hier eingetragen werden.

Benutzername: Der Benutzername der für den Zugriff auf das E-Mail-Konto verwendet werden soll.

Hinweis: Es ist zu beachten das einige E-Mail-Provider oder Mailserver den Benutzernamen in Verbindung mit der Domain erwarten, also z.B. in der Form user@example.com.

Passwort: Das Passwort zum Zugang zum E-Mail-Konto.

Verschlüsslung: In diesem Drop-Down-Menü wird die Art der genutzten Verschlüsselung für den Zugriff auf das E-Mail-Konto festgelegt. Wird hier keine Verschlüsselung ausgewählt, werden alle Informationen, auch Benutzername und Passwort, als Klartext übertragen.

Zertifikatssicherheit: Falls eine Verschlüsselungsmethode ausgewählt worden ist, gibt es in diesem Drop-Down-Menü drei Sicherheitsstufen für vertrauenswürdige Zertifikate zur Auswahl. Die niedrige Sicherheitsstufe (Low) vertraut allen, auch selbstausgestellten Zertifikaten. Die mittlere Stufe (Normal) vertraut nur Zertifikaten, die von vertrauenswürdigen Zertifizierungsstellen (CA/Certification Authorities) unterzeichnet wurden. Die höchste Stufe (High) überprüft zusätzlich die Serveridentität (nach RFC 2595), um das Risiko von Man-In-The-Middle Attacken zu minimieren.

Ordner: In diesem Eingabefeld der Ordner des E-Mail-Kontos angegeben, welcher die zu bearbeitenden E-Mails enthält.  Es muss dabei beachtet werden, dass bei dem Protokoll "POP3" nur "INBOX" also der Posteingang unterstützt wird.

Nach Abholung: Nach Bearbeitung der E-Mails können diese entweder gelöscht (Option = Delete) oder als gelesen (Option = MarkAsRead) markiert werden. Dabei sind die folgenden Besonderheiten zu beachten:

  • Die Option "MarkAsRead" funktioniert nur bei der Auswahl des Protokolls "IMAP".
  • Die Option“Delete” löscht eine E-Mail unwiderbringlich bei Nutzung des Protokolls "POP3".
  • Die Option "Delete" in Kombination mit dem Protokoll "IMAP" verschiebt die bearbeiteten E-Mails in den Papierkorb oder löscht sie unwiderbringlich. Das Vorgehen ist dabei abhängig von den Einstellungen des Mailservers und/oder des Kontos.

Reiter "Benutzer"

In diesem Reiter wird konfiguriert, welche Benutzer die Modulkonfiguration benutzen dürfen und wie mit E-Mails von nicht autorisierten Benutzern umgegangen wird.

Alle Benutzer: Ist diese Checkbox aktiv, können alle Benutzer der STARFACE dieses Modul nutzen. Die Identifizierung des Benutzers erfolgt dabei über die E-Mailadresse, die bei dem jeweiligen Benutzer auf der STARFACE eingetragen ist.

Hinweis: Diese Freigabe gilt auch für Benutzer auf der STARFACE, die nicht über das Benutzerrecht "Fax" verfügen.

Ausgewählte Benutzer: An dieser Stelle können STARFACE Login-IDs eingetragen werden, so das nur diese Benutzer berechtigt sind den Faxversand zu nutzen. Auch hier bei erfolgt die eigentliche Identifizierung des Benutzers über die E-Mailadresse die bei dem jeweiligen Benutzer auf der STARFACE hinterlegt ist. Die E-Mails von nicht autorisierten Absender werden gemäß der Option "Nach Abholung:" im Reiter "E-Mail-Einstellungen" behandelt.

Hinweis: Diese Einstellung wird ignoriert, wenn die Checkbox "Alle Benutzer:" aktiviert ist.

Übergehe Sendebestätigung: Ist diese Checkbox aktiviert, wird die Faxsendeeinstellungen des einzenen Benutzers bei "Sendebestätigung per E-Mail" übergangen und der Benutzer erhält eine Bestätigungs-E-Mail an die in seinem Benutzerkonto hinterlegte E-Mailadresse.

Benachrichtigung an nicht ausgewählte Benutzer: Ist diese Checkbox aktiv, werden nicht autorisierte Absender per E-Mail informiert.

Reiter "Zeitplan"

In diesem Reiter kann konfiguriert werden, wie oft die Modulkonfiguration auf das E-Mail-Konto zugreift und prüft ob es zu bearbeitende E-Mails gibt.

Dabei muss zuerst über die unteren Drop-Down-Menüs ein Startzeitpunkt festgelegt werden. Danach kann über die oberen Drop-Down-Menüs festgelegt werde, in welchem Rhythmus, ab diesem Startzeitpunkt, der Zugriff auf das E-Mail-Konto erfolgen soll.