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  • Moderierte Konferenz auf der STARFACE konfigurieren
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Bevor die Funktion der moderierten Konferenz auf der STARFACE genutzt werden kann, müssen einige Grundeinstellungen vorgenommen werden.

Beispiel für eine Konferenzkonfiguration

Zunächst muss die interne und externe Rufnummer definiert werden, über die die Teilnehmer die Konferenz erreichen können. Bei der individuellen Planung von Konferenzen über das entsprechende Funktionsfenster im Hauptmenü, wird für jeden eingeladenen Teilnehmer automatisch eine PIN-Nummer generiert. Diese ist erforderlich um Zutritt zur Konferenz zu erhalten, sofern die Teilnehmer nicht per Anruf in die Konferenz aufgenommen werden.

Im Eingabefeld "Webserveradresse" muss die interen IP-Adresse, die externe IP-Adresse oder der Hostname der STARFACE eingetragen werden. Mit dieser Webadresse können die Teilnehmer die Konferenz im Webbrowser verfolgen.

Der vorhandene Einladungstext ist eine allgemeine Vorlage, die in verschiedenen Sprachen vorliegt und kann den eigenen Wünschen und Anforderungen angepasst werden. Für die automatisierte Erstellung der Einladungstexte stehen unterschiedliche Vorlagevariablen zur Verfügung. Diese werden beim Versand der Einladungs-E-Mail an die Konferenzteilnehmer dynamisch durch Werte wie Konferenz-PIN, Rufnummer, Uhrzeit etc. ersetzt. Um eine Variable einzufügen muss nur die gewünschte Stelle im Text ausgewählt werden und der passende Eintrag in dem Drop-Down-Menü ausgewählt werden.

Es stehen die folgenden Variablen zur Verfügung:

  • Uhrzeit
  • Datum
  • Pin der Konferenz
  • Konferenzname
  • Name des Teilnehmers
  • Externe Rufnummer
  • Weblink der Konferenz
  • Interne Rufnummer
  • STARFACE ruft an (Information ob die STARFACE den Teilnehmer der Konferenz anruft)

Die E-Mails mit einer Einladung zur Konferenz, werden den Teilnehmern immer nach dem Erstellen einer neuen Konferenz zugesandt. Ebenso erfolgt ein E-Mail-Versand:

  • bei nachträglichen Änderungen von Konferenzdetails (z.B. bei einer Änderung der Uhrzeit)
  • als Erinnerung 15 Minuten vor Konferenzbeginn
  • als Einladung zum nächsten Termin bei sich wiederholender Konferenz (jeweils nach Ende eines aktuellen Konferenztermins)
Hinweis: Bei Änderungen in der Konferenzverwaltung, z.B. Vergabe neuer Rufnummern, werden die Teilnehmer bereits geplanter Konferenzen nicht per E-Mail benachrichtigt. In diesen Fällen muss die Konferenzplanung nochmals geöffnet und mit einer Änderung gespeichert werden.