Bevor die Funktion der moderierten Konferenz auf der STARFACE genutzt werden kann, müssen einige Grundeinstellungen vorgenommen werden.
Zunächst muss die interne und externe Rufnummer definiert werden, über die die Teilnehmer die Konferenz erreichen können. Bei der individuellen Planung von Konferenzen über das entsprechende Funktionsfenster im Hauptmenü, wird für jeden eingeladenen Teilnehmer automatisch eine PIN-Nummer generiert. Diese ist erforderlich um Zutritt zur Konferenz zu erhalten, sofern die Teilnehmer nicht per Anruf in die Konferenz aufgenommen werden. Im Eingabefeld "Webserveradresse" muss die interne IPv4-Adresse, die externe IPv4-Adresse oder der Hostname der STARFACE eingetragen werden. Mit dieser Webadresse können die Teilnehmer die Konferenz im Webbrowser verfolgen. In diesem Feld darf kein Port angehängt werden. Wenn die STARFACE sowohl über HTTP als auch über HTTPS erreichbar ist, muss https:// vorangestellt werden, wenn die Konferenz über HTTPS angezeigt werden soll. Der vorhandene Einladungstext ist eine allgemeine Vorlage, die in verschiedenen Sprachen vorliegt und kann den eigenen Wünschen und Anforderungen angepasst werden. Für die automatisierte Erstellung der Einladungstexte stehen unterschiedliche Vorlagevariablen zur Verfügung. Diese werden beim Versand der Einladungs-E-Mail an die Konferenzteilnehmer dynamisch durch Werte wie Konferenz-PIN, Rufnummer, Uhrzeit etc. ersetzt. Um eine Variable einzufügen muss nur die gewünschte Stelle im Text ausgewählt werden und der passende Eintrag in dem Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Es stehen die folgenden Variablen zur Verfügung:
Die E-Mails mit einer Einladung zur Konferenz, werden den Teilnehmern immer nach dem Erstellen einer neuen Konferenz zugesandt. Ebenso erfolgt ein E-Mail-Versand:
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