Widget „Konferenzen“

In diesem Widget können moderierte Konferenzen konfiguriert und gestartet werden. Diese Konferenzen können einmalig oder in regelmäßigen Zeitabständen abgehalten werden und verfügen über einen festen Teilnehmerkreis.
Zusätzlich können bestehenden Konferenzen angepasst werden, z.B. indem weitere Teilnehmer eingeladen werden.

Neue Konferenz planen:
Über die folgende Schaltfläche kann eine neue Konferenz geplant werden:

Dafür sollte zuerst ein eindeutiger Name für die Konferenz vergeben werden.Danach kann über das Drop-Down-Menü der gewünschte Tag für die Konferenz ausgewählt werden. Die Uhrzeit für den Start der Konferenz wird über die beiden Eingabefelder unter der Überschrift „Zeit" konfiguriert.

Über das Drop-Down-Menü "Wiederholung" kann gesteuert werden, wie oft die geplante Konferenz stattfinden soll. Dabei stehen die folgenden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• Einmalig
• Täglich
• Wöchentlich
• Monatlich

In dem Suchfeld kann nach Teilnehmern für die Konferenz gesucht werden, dabei werden die folgenden Inhalte durchsucht:

• Alle Benutzer auf der gleichen STARFACE
• Alle Einträge aus den öffentlichen Adressbüchern der STARFACE

Ein externer Teilnehmer kann der Konferenz über die folgende Schaltfläche hinzugefügt werden:

Für jeden externen Teilnehmer müssen einige grundlegende Daten wie der Name und eine E-Mailadresse hinterlegt werden.

Die Einstellung, ob ein Teilnehmer vom Konferenzsystem der STARFACE angerufen werden soll, wird über die gleichnamige Checkbox konfiguriert. Besonders für regelmäßige Termine empfiehlt es sich diese Option zu aktivieren. Dabei wird alle 3 Minuten und maximal 5-mal versucht den entsprechenden Teilnehmer zu erreichen.

Über die gleichnamige Checkbox wird gesteuert, ob ein Konferenzteilnehmer Moderationsrechte in der Konferenz hat oder nicht. Über das Mülleimersymbol kann ein Teilnehmer wieder aus der Konferenz entfernt werden.

Vor dem Abspeichern des neuen Konferenztermins sind in der Administration der STARFACE einige grundlegende Einstellungen für Konferenzen, wie z.B. die Zuweisung von Rufnummern für Konferenzen vorzunehmen. Sind diese Einstellungen durch den Systemadministrator noch nicht vorgenommen worden, wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben.

Mit dem Abspeichern der Konferenz erhalten alle Teilnehmer per E-Mail eine Einladung. Es erfolgt ebenfalls eine Benachrichtigung per E-Mail in den folgenden Fällen:

• bei nachträglichen Änderungen an der Konferenz (z.B. Änderung der Zeit)
• als Erinnerung 15 Minuten vor Beginn der Konferenz
• jeweils nach Ende eines Konferenztermins (bei sich wiederholender Konferenzen)

In dem Reiter „Geplant" werden alle geplanten Konferenzen angezeigt.

Für jede geplante Konferenz stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Eine geplante Konferenz kann bis zu maximal 60 Minuten nach ihrem Startzeitpunkt betreten werden, wenn nicht zuvor bereits Teilnehmer die Konferenz betreten haben.

Wird ein Konferenztermin ausgewählt stehen in der rechten Seitenleiste des Widgets die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Konferenz bearbeiten
• Konferenzkonfiguration duplizieren und als Vorlage für eine neue Konferenz nutzen
• Konferenz löschen

Zusätzlich werden noch alle wichtigen Eckdaten des eigentlichen Konferenztermins dargestellt.

In dem Reiter „Beendet" werden alle Konferenzen angezeigt, die beendet worden sind. Dabei handelt es sich zum einen um die einmaligen Konferenzen und um die vergangenen Konferenzen einer sich wiederholenden Konferenzserie.
Für jede beendete Konferenz stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Wird ein Konferenztermin ausgewählt stehen in der rechten Seitenleiste des Widgets die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Konferenz bearbeiten
• Konferenzkonfiguration duplizieren und als Vorlage für eine neue Konferenz nutzen
• Konferenz löschen

Zusätzlich werden noch alle wichtigen Eckdaten des eigentlichen Konferenztermins dargestellt.